Procedura
Scopul procedurii
Procedura operațională privind Editura Galati University Press descrie modul de aprobare, recepționare, verificare și prelucrare a materialelor solicitate de către compartimentele/serviciile/facultățile Universității „Dunărea de Jos” din Galați, Compartimentului editură, multiplicare și copyright.
Activitățile legate de fluxul editorial sunt descrise în Procedura operațională privind Editura Galati University Press din cadrul Universității "Dunărea de Jos" din Galați
1. Fluxul de lucru privind editarea unui volum/unei fascicule/reviste (ISBN/ISSN)
a) Autorul/editorul predă varianta inițială a manuscrisului lucrării (în format electronic, pe CD/pe e-mail/USB) compartimentului editorial, împreună cu Formularul GUP proiect volum (Anexa nr. 3)/ Formularul GUP proiect fasciculă (Anexa nr. 4) și Declarația pe proprie răspundere a autorului/autorilor (Anexa nr. 6), ambele completate și semnate. Autorul are obligația de a păstra o copie a manuscrisului lucrării.
- pentru volume, formatul manuscrisului trebuie să fie transmis integral (nu pe capitole);
- pentru Analele universității/reviste, manuscrisul trebuie să fie transmis fie pe articole/autor(i) – toate articolele ce aparțin unui volum trebuie trimise în cadrul unei singure corespondențe prin e-mail (nu separat).
Dacă lucrarea este plătită de autor(i), editura întocmește un deviz estimativ al prețului lucrării, aducând la cunoștință autorului (autorilor) valoarea acestuia. Ulterior, se stabilește dacă lucrarea este sau nu editată la Editura GUP.
b) Persoana din cadrul editurii care se ocupă de recepția documentelor proiectelor editoriale înaintează manuscrisul electronic la Compartimentul digitizare, deontologie universitară și integritate academică pentru verificarea antiplagiat. La primirea raportului de similitudine (Anexa nr. 8) sau a Anexei nr. 2 la raportul de similitudine(Anexa nr. 9), care atestă valabilitatea manuscrisului, acesta este înaintat unui referent lingvistic din cadrul Editurii GUP pentru efectuarea verificării lingvistice.
- În cazul în care se dovedește prezența unor asemănări neautorizate (grad ridicat de alertă), materialul este înapoiat autorului/editorului cu posibilitatea remedierii inadvertențelor.
- În cazul în care autorul/editorul nu dorește modificarea documentului, acesta primește refuzul editurii de a lucra acest proiect editorial/acest articol.
Pentru acordarea codului ISBN (sau a codului ISSN), autorul (editorul) completează Formularul CIP (Anexa nr. 1) sau Formularul ISSN în format editabil Word (Anexa nr. 2) și îl transmite prin e-mail la Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea. împreună cu pagina de titlu a volumului (respectiv coperta revistei), în format PDF.
c) Persoana responsabilă (autorul, autorii sau editorul) are obligația de a supune manuscrisul la două recenzii științifice de specialitate. Referenții de specialiate semnează Acordul de recenzie (Anexa nr. 7) și ȋntocmesc un raport (recenzia) în care se fac aprecieri asupra conținutului lucrării și se semnalează eventualele modificări necesare asupra manuscrisului.
d) În funcție de observațiile referentului lingvistic și ale recenzorilor de specialitate, autorul/editorul reface manuscrisul (dacă este cazul), rezultând varianta finală pe care o prezintă la editură.
e) Editura retransmite materialul corectat către referentul lingvistic cu scopul de a primi calificativul „Bun de tipar” asupra manuscrisului. Referentul lingvistic confirmă dacă s-au efectuat corecturile aduse la cunoștință autorului/editorului. Această variantă a materialului este predată ȋn forma electronică finală atât ȋn format Word cât și PDF, împreună cu manuscrisul inițial (pe care au fost făcute corecturile - ȋn cazul ȋn care corecturile s-au efectuat pe formatul tipărit al materialului).
Tot în acest moment, autorul (autorii)/editorul prezintă Referatul de necesitate și oportunitate editură (Anexa nr. 5), semnat de toate persoanele indicate în formular și înregistrat la Registratura universității. Referatul este însoțit de cele două acorduri de recenzie și recenziile științifice propriu-zise.
Editura verifică încadrarea lucrării în domeniile editurii. Nivelul științific al lucrării se evaluează de cel puțin doi referenți științifici, în sistem peer-review, conform acordurilor de recenzie. Se întocmește pagina de gardă și se emite Cererea de comandă pentru materialele necesare multiplicării (Anexa nr. 10).
f) Editura tipărește volumul în numărul de exemplare solicitat, reținând un număr de exemplare necesar pentru: Depozitul legal (8 exemplare pentru publicațiile cu ISBN sau 6 exemplare pentru publicațiile cu ISSN), editură (1 exemplar), Biblioteca V.A. Urechia (3 exemplar), Biblioteca Națională a Republicii Moldova (1 exemplar), Standul de vânzare (dacă este cazul), Biblioteca UDJG - schimb interbibliotecar. Toate instituțiile/compartimentele menționate primesc exemplarele în baza unui Proces verbal de predare-primire (Anexa nr. 11).
g) Plata serviciilor de tipărire-editare a cărții este stabilită prin Devizul de lucrare pentru calculul cheltuielilor (Anexa nr. 12) care este calculat în urma realizării unei Fișe de consum deviz (Anexa nr. 13), unde sunt specificate toate materialele folosite și manopera. Plata acestor servicii se face integral de autor (din venituri personale, sponsorizări), integral din fondurile facultății, integral din fondurile universității sau din fonduri cumulate, din proiecte.
h) După finalizarea lucrării, editura distribuie exemplarele conform Referatul de necesitate și oportunitate editură (Anexa nr. 5) pe baza unui Proces verbal de predare-primire (Anexa nr. 11). În funcție de sursa de finanțare, se asigură următoarele drepturi de autor:
- în cazul volumelor, când plata se face din fondurile universității și/sau ale facultății, autorii primesc 5 exemplare per autor; în cazul publicațiilor periodice (analele universității, reviste de specialitate etc.), dreptul de autor constă în câte un exemplar pentru fiecare membru al colectivului de autori, indiferent de numărul lucrărilor existente în volum, și un exemplar pentru editor;
- în cazul în care plata este făcută integral de către autor(i) sau din sponsorizări, se opresc la editură exemplarele obligatorii (conform distribuirii menționate mai sus), restul tirajului fiind predat autorului (autorilor).
Pentru Biblioteca UDJG și pentru schimbul interbibliotecar din cadrul bibliotecii, autorii/editorii sunt cei care stabilesc numărul de exemplare ce vor reveni acesteia, în funcție de necesitatea lucrării (pe plan local sau pentru schimb interbibliotecar).
Ȋn cazul ȋn care un manuscris nu este ȋncă finalizat, dar este ȋn lucru la EU, iar autorului/editorului ȋi este necesar un document care să ateste faptul că manuscrisul este ȋn etapa de tipărire, atunci editura va completa o Comunicare ISBN/ISSN (Anexa nr. 14) care va conține toate datele și semnăturile necesare, precum și ștampila editurii.
2. Fluxul de lucru privind editarea tezelor de doctorat, rezumatelor tezelor de doctorat și tezelor de abilitare
- Autorul (doctorand sau cadru didactic) completează Referatul de necesitate și oportunitate teză/rezumat (Anexa nr. 15), în care specifică numărul de teze și rezumate care vor fi tipărite.
- Autorul (doctorand sau cadru didactic) predă CEMC, sub semnătură, varianta electronică a manuscrisului lucrării în format PDF, tehnoredactat conform regulilor Școlii Doctorale a UDJG.
- Editura tipărește și leagă materialul, apoi întocmește prețul final al lucrării (devizul).
- În cazul în care valoarea va fi achitată de doctorand, acesta achită suma și va primi Bonul fiscal (Anexa nr. 16)sau se va întocmi comandă de factură pentru cazul în care se achită dintr-un proiect sau sponsorizare.
- Autorul ridică exemplarele de la editură pe baza Procesului verbal de predare-primire (Anexa nr. 11).
Tipizate utile
Anexa nr. 3 - Formular proiect volum
Anexa nr. 4 - Formular proiect fasciculă/revistă
Anexa nr. 5 - Referat necesitate și oportunitate editură
Anexa nr. 6 - Declarație pe proprie răspundere (limba română)
Anexa nr. 6 - Declarație pe proprie răspundere (limba franceză)
Anexa nr. 6 - Declarație pe proprie răspundere (limba engleză)
Anexa nr. 7 - Acord de recenzie (limba română/limba engleză)
Anexa nr. 8 - Anexa nr. 1 la Raportul de similitudine
Anexa nr. 9 - Anexa nr. 2 la Raportul de similitudine
Anexa nr. 15 - Referat de necesitate și oportunitate teză/rezumate